Reportage Organiser une réunion de famille : mode d'emploi |
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Même si la technologie nous permet désormais de rester proches, même à distance, il est des occasions où la réunion de famille s'impose pour le plus grand bonheur des organisateurs ! Communion, cousinade, anniversaire, fiançailles, plus on est de fous, plus on rit, à condition d'avoir bien préparé l'événement… Pour profiter du Jour J et offrir le meilleur à ses invités, le recours aux professionnels est incontournable. Grâce à leurs conseils avisés, ils participent à la réussite d'une journée dont chacun gardera un heureux souvenir. |
 Anniversaire, cousinade, fêtes religieuses, toutes les occasions sont bonnes pour se retrouver et fabriquer de nouveaux souvenirs en commun. Crédit photo : fotolia©Kzenon |
Choisir la date idéale
C'est le «graal» de tous ceux qui s'apprêtent à organiser un événement tant il est difficile de contenter tout le monde ! Pour trouver la date idéale, il convient d'abord de s'y prendre à l'avance et d'identifier les périodes-clés à venir : vacances scolaires, jours fériés, ponts… Ces dernières se prêtent aux retrouvailles en facilitant le déplacement pour tous ceux qui sont à distance. Dans ce cas, ils doivent être informés au plus tôt afin de réserver billets de train ou d'avion à des tarifs préférentiels. Pendant les vacances d'été, les possibilités sont plus nombreuses car les agendas sont moins chargés, à condition de s'y prendre suffisamment tôt pour ne pas se faire damer le pion par un autre événement. Pour ceux qui ont envie de se faciliter la tâche, il existe des logiciels gratuits de planification. Il suffit de créer un événement en ligne en renseignant son nom, son lieu et les différents horaires et dates proposées. On invite ensuite les personnes concernées à renseigner leurs disponibilités. Ce type d'outil à l'avantage de visualiser rapidement la date convenant le plus à tout le monde. Dans tous les cas, cette date devra être communiquée le plus tôt possible, bien en amont de l'envoi d'une invitation en bonne et due forme.
La «To Do list» de la réunion de famille
Ce mot barbare définitivement entré dans notre vocabulaire désigne tout simplement la liste des choses à faire ! Les délais indiqués sont à moduler en fonction de l'ampleur de la réunion de famille.
- 8 mois avant l'événement
1/ Fixer la date : ce délai peut être ramené à 4 mois selon la taille de l'événement
2/ Etablir la liste des invités : une fois établie, on prendra soin d'informer les invités afin qu'ils bloquent la date
3/ Rechercher une salle : 8 mois si besoin d'une grande salle. Si l'événement est prévu sur la période estivale, ce délai est un minimum en raison des nombreux mariages prévus.
4/ Réserver un traiteur/un restaurant : de 8 à 2 mois en fonction du nombre de convives. En cas de petite réunion familiale, le délai de 2 mois peut être suffisant. Cependant, si on a arrêté son choix sur un professionnel en particulier, il est prudent de le contacter en amont afin de prendre connaissance des disponibilités dans le but de poser une éventuelle option.
- 6 mois avant l'événement
1/ Préparer l'invitation : c'est à compter de ce délai que les invitations seront élaborées et adressées par courrier
2/ Réfléchir à l'animation : orchestre, DJ, jeux de plein air…. Il est temps de s'interroger sur l'ambiance souhaitée et de se remettre en quête des professionnels du secteur de manière à réserver leurs prestations
3/ Etablir la liste des hébergements à proximité : cette liste sera d'une grande utilité à vos invités dans l'organisation de leur séjour. Si le nombre de lits recherchés est important, il est possible de négocier avec les professionnels afin d'obtenir un tarif préférentiel ou dégressif.
Certaines salles et lieux d'hébergement, proposent leur propre service de restauration, en option.
Crédit photo : fotolia©yurolaitsalbert
- 2 mois avant l'événement
1/ Faire un point sur les tenues : ceux qui souhaitent se faire beau, prendront un petit délai pour dénicher la tenue idéale. Un conseil qui vaut pour les grands comme pour les petits !
2/ Réfléchir à la décoration des lieux : que la réunion de famille se déroule dans une salle, un restaurant ou chez soi, la décoration des lieux est incontournable afin de donner une ambiance festive. Fleuriste, accessoires, créations sur mesure, on arrête la liste des décorations souhaitées avant de passer commande.
- 1 mois avant l'événement
1/ Etablir le plan de table : que l'on soit 20 ou 120, un plan de table est nécessaire dans toutes les réunions de famille. On s'efforce de ménager les susceptibilités et de chouchouter les affinités !
- 15 jours après l'événement
1/ Partager « l'après » réunion de famille : on communique aux invités les souvenirs de la journée, en photos ou en vidéos. Nombre des invités auront à cœur de garder le souvenir d'une inénarrable partie de pétanque ou d'encadrer la bouille du petit dernier !
2/ Adresser les remerciements : par email ou par courrier, on prend soin de ne pas oublier de remercier tout le monde.
Sélectionner une salle
Pour choisir l'endroit idéal, on tiendra d'abord compte de sa localisation, proche des principales voies de communication et accessible à tous, puis de sa capacité d'accueil. La salle ne doit pas être démesurée par rapport au nombre d'invités sous peine de faire vide. Elle ne doit pas être non plus trop exigue afin de garantir un certain confort aux convives comme aux personnes assurant le service. Certaines salles peuvent se scinder en deux pour créer un espace repas convivial et offrir un espace dédié aux jeux des enfants par exemple. Le lieu doit également être fonctionnel, aménagé d'une cuisine à moins qu'il ne s'agisse d'un restaurant. Dans ce cas, on prend place et on profite ! On privilégiera également un environnement agréable et sécurisé afin de permettre à tous de profiter de la fête. Pour formaliser la réservation d'une salle, il convient de signer un contrat de location et de verser un acompte de 30% à 50% du prix de la location.
Décorer l'espace
On peut se diriger vers un professionnel de la décoration ou composer soi-même sa décoration. Choisir un thème en accord avec l'événement est un vrai plus pour créer une ambiance unique. Ce thème peut être en rapport avec l'histoire de la famille, la passion d'un enfant, une destination, une couleur… Il est d'usage de demander à ses invités de se munir d'un accessoire en rapport avec la thématique choisie. On prendra soin d'habiller les tables, de prévoir une ambiance lumineuse adéquate sans oublier la décoration florale… Bouquets, centres de table, il convient de définir avec son fleuriste le style et le nombre de décorations souhaités.
 L'événement doit avoir lieu dans un espace à l'ambiance chaleureuse. Pour cela, rien ne vaut une décoration sur mesure ! Crédit photo : fotolia©Nastasia Froloff |
 En été, les jeux de plein air font un carton et sont l'occasion de nombreux fous-rires toutes générations confondues. Crédit photo : fotolia©Robert Kneschke |
Gérer la restauration
Pour solliciter un devis auprès d'un professionnel, il convient d'abord de définir le nombre de convives en prenant soin de distinguer les menus enfants et les menus adultes. Les traiteurs et restaurateurs proposent de multiples menus selon les envies. Ils sont en principe composés de mises en bouche, d'une entrée, d'un plat principal, de fromages et d'un dessert. On a la possibilité de choisir totalement à la carte en optant par exemple pour un apéritif copieux et un plat principal consistant. Idem concernant les desserts qui seront fournis par le traiteur ou pourront être commandés auprès d'un pâtissier en cas de besoin, une pièce montée par exemple. Très à la mode, la formule food-truck peut compléter la prestation pour un apéritif ou un repas du soir. Ces camions ambulants prennent place sur le site de la réunion de famille et servent à la demande les invités en snacks terroir ou exotiques : burgers-frites, bagels, petits mijotés, cuisine orientale, spécialités asiatiques, crêpes ou encore pizzas ! Pour réserver un traiteur ou un restaurateur, il convient de signer un devis et de verser l'acompte défini par le professionnel.
Trouver des animations
On pourra se tourner vers des animations classiques qui ont fait leurs preuves… Les parties de pétanque, une piste de danse et des jeux de carte sont indémodables ! Pour pimenter le tout, on pourra également organiser un karaoké ou louer des jeux. Les châteaux gonflables et jeux géants en bois répandront une bonne humeur généralisée. Pour animer le repas et la piste de danse, le recours à un animateur-DJ garantit une ambiance festive !
Immortaliser l'événement
Le recours à un photographe est indéniablement un plus pour saisir au vol les moments complices ou commander des photos de groupe ou des portraits. La prestation s'achève par la réalisation d'un album et la possibilité pour tous de commander des tirages. D'autres privilégieront la vidéo pour partager un film souvenir avec le plus grand nombre.
Isabelle Barèges